Chaque réservation aérienne reçoit un code court quelques secondes après le paiement : six lettres et chiffres qui semblent aléatoires mais qui donnent accès à tout le voyage. Ce code renvoie au Passenger Name Record, ou PNR, le dossier dans lequel une compagnie aérienne ou une agence de voyages conserve toutes les informations d’une réservation. Ce même code est demandé lors de l’enregistrement en ligne, au comptoir de l’aéroport à Heathrow ou à JFK, et chaque fois qu’il faut modifier un siège, un bagage ou une date.
Les compagnies donnent à ce code des noms différents, ce qui explique en partie la confusion des voyageurs. Ce guide explique ce qu’est un PNR et ce qu’il contient, où le trouver, ce qu’il permet de faire, pourquoi un même voyage peut en avoir plusieurs, en quoi il diffère d’un numéro de billet, comment les gouvernements utilisent les données PNR et pourquoi il ne faut jamais publier une carte d’embarquement en ligne.
Ce qu’est un Passenger Name Record
Un PNR est le dossier de réservation d’un voyage réservé par un passager ou en son nom. Il est créé par une compagnie aérienne ou son agent agréé, et lorsqu’un voyage est réservé via une agence de voyages, le système de distribution global (GDS) de l’agence peut le créer dans le cadre du processus de réservation. Le dossier existe dans le système de réservation, et le code court que voient les voyageurs est son code de réservation (record locator), généralement une combinaison de six caractères mêlant lettres et chiffres.
Un PNR est bien plus qu’un nom et un vol. Il contient au minimum le nom du passager, l’itinéraire, les coordonnées, les informations de billetterie et un élément received-from qui indique qui a effectué la réservation ou la dernière modification. Au fil du temps, il peut aussi enregistrer les attributions de sièges, les demandes de repas spéciaux, les numéros de fidélité, les bagages supplémentaires et les demandes d’assistance à l’aéroport.
Le glossaire du voyage d’Amadeus décrit le PNR comme l’identifiant unique que les prestataires de voyage et les agents utilisent pour gérer les données personnelles et de réservation d’un seul voyage. Outre les vols, un PNR peut contenir des réservations d’hôtel, des locations de voiture et des demandes particulières, c’est pourquoi presque toute demande de service, d’un changement de siège à un remboursement, commence par ce code.
Où trouver son PNR
La référence de réservation apparaît à plusieurs endroits, et les compagnies lui donnent des noms différents : code de confirmation, référence de réservation, code de réservation, numéro de confirmation ou code de dossier. Tous désignent généralement le même PNR à six caractères. Voici où le chercher :
- l’e-mail de confirmation de réservation envoyé par la compagnie ou l’agence de voyages, généralement en haut ;
- le reçu du billet électronique ou l’itinéraire joint à la confirmation ;
- la carte d’embarquement, où il figure souvent comme code de confirmation ou référence de réservation ;
- l’application de la compagnie, dans la rubrique voyages ou réservations ;
- l’espace Gérer ma réservation du site de la compagnie ;
- l’itinéraire de l’agence de voyages lorsque le voyage a été acheté via un agent ou un site de réservation.
Lorsqu’un voyage a été réservé via une agence, sa confirmation peut afficher le code propre à l’agence plutôt que celui de la compagnie. Si le site de la compagnie ne reconnaît pas le code, l’agence ou la compagnie peut fournir le code de la compagnie pour la même réservation. Il est aussi utile d’enregistrer le code hors ligne, en capture d’écran ou dans une note sur le téléphone, car le wifi de l’aéroport et les données mobiles ne sont pas toujours disponibles au moment où l’on en a besoin.
Ce que le PNR permet de faire
Avec un PNR et un nom de famille, un voyageur peut ouvrir sa réservation sur le site ou dans l’application de la compagnie. C’est la porte d’accès à l’enregistrement en ligne, à l’émission ou la réimpression de la carte d’embarquement, à la consultation de l’itinéraire et de l’état du vol, et à la mise à jour des coordonnées pour que la compagnie puisse envoyer des alertes en cas de retard ou de changement de porte.
Le même code ouvre Gérer ma réservation, où les voyageurs peuvent choisir ou changer de siège, ajouter des bagages en soute ou d’autres services, demander une assistance spéciale et, selon la compagnie et les conditions tarifaires, corriger un nom ou modifier les dates du voyage. Chaque compagnie fixe ses propres frais et limites pour ces modifications, les conditions tarifaires comptent donc autant que le code.
Les compagnies demandent le PNR avec le nom de famille pour une bonne raison. Le PNR identifie la réservation, tandis que le nom de famille ajoute une seconde vérification qui associe le bon passager au bon dossier et limite les erreurs. Sans ces deux informations, le système n’ouvre pas la réservation.
Pourquoi un même voyage peut avoir plusieurs PNR
Un même voyage n’est pas toujours enregistré dans un seul dossier. Amadeus précise que le lien entre un PNR et un itinéraire dépend du nombre de compagnies concernées, des accords interlignes ou de partage de code et du système de réservation : un aller-retour ou une correspondance réservés avec la même compagnie peuvent partager un PNR, alors qu’un itinéraire combiné n’en partage souvent pas. Une agence de voyages ou un GDS peut conserver un seul dossier pour tout l’itinéraire, tandis que chaque compagnie garde son propre PNR pour les vols qu’elle opère. C’est pourquoi un voyageur peut voir un code de l’agence et un autre sur le site de la compagnie.
Les réservations en partage de code et interlignes fonctionnent de la même manière : lorsqu’une compagnie vend un vol opéré par une autre, ou lorsque plusieurs transporteurs se partagent un itinéraire, chacun peut créer son propre dossier pour sa partie du voyage. Des billets séparés produisent naturellement des PNR séparés, les grands groupes peuvent être répartis en plusieurs dossiers pour des raisons opérationnelles, et un PNR scindé peut aussi apparaître après un changement d’horaire ou une nouvelle réservation qui divise une réservation initiale. L’enregistrement en ligne d’un vol opéré par une compagnie partenaire nécessite généralement le code de ce partenaire.
PNR ou numéro de billet électronique
Le PNR et le numéro de billet électronique sont souvent imprimés côte à côte, mais ils identifient des choses différentes. Le tableau ci-dessous compare les deux codes.
| PNR (référence de réservation) | Numéro de billet électronique | |
|---|---|---|
| Format | Généralement 6 lettres et chiffres | 13 chiffres, les trois premiers identifient la compagnie émettrice |
| Ce qu’il identifie | Le dossier de réservation avec les passagers, les vols et les services | Le document de billet émis et payé |
| Quand il apparaît | Dès la création de la réservation, même avant l’émission du billet | Seulement après l’émission du billet et son rattachement au PNR |
| Après un changement d’horaire | Reste généralement le même et est mis à jour avec les nouveaux vols | Peut changer si le billet est réémis |
| Usage principal | Enregistrement en ligne, Gérer ma réservation, état du vol | Remboursements, demandes d’indemnisation et litiges |
| Où le trouver | E-mail de confirmation, carte d’embarquement, application de la compagnie | Reçu du billet électronique, parfois la carte d’embarquement |
Après une annulation, la réservation n’est plus active, mais les compagnies conservent l’historique du dossier pour le service client, les remboursements et les nouvelles réservations. En pratique, le PNR est le code pour l’enregistrement et les modifications, tandis que le numéro de billet prouve qu’un billet a été émis et payé. Conserver les deux dans la même note sur le téléphone fait gagner du temps en cas de problème.
Comment les gouvernements utilisent les données PNR
Les compagnies ne conservent pas les données PNR uniquement pour elles-mêmes. Dans l’Union européenne, la directive PNR (UE) 2016/681 autorise les États membres à traiter les données des passagers aériens pour prévenir et détecter les infractions terroristes et les formes graves de criminalité, ainsi que pour mener les enquêtes et les poursuites en la matière. Les données peuvent être conservées pendant 5 ans, mais après 6 mois elles doivent être dépersonnalisées par le masquage des identifiants directs, comme les noms, et l’accès complet n’est ensuite autorisé que dans des conditions strictes. Le traitement des données sensibles est interdit.
Aux États-Unis, le service des douanes et de la protection des frontières (CBP) utilise les données PNR aux mêmes fins générales, notamment pour décider quels passagers doivent faire l’objet d’un contrôle supplémentaire. Le CBP conserve les données PNR pendant 5 ans dans un fichier actif et jusqu’à 10 ans de plus dans une base de données inactive, et les dépersonnalise après 6 mois en masquant les noms, les coordonnées et d’autres informations personnelles. L’UE a estimé que la législation américaine et les politiques du CBP offrent une base adéquate pour le transfert des données PNR vers les États-Unis.
À l’échelle mondiale, l’OACI recommande que les États ne conservent pas les données PNR plus longtemps que nécessaire, avec un maximum recommandé de 5 ans après le transfert, qu’ils les dépersonnalisent dans un délai de 6 mois et au plus tard 2 ans après le transfert, et qu’ils informent les voyageurs en toute transparence de la manière dont les données sont collectées, utilisées et protégées. La Commission européenne présente les règles de l’UE sur sa page consacrée aux informations sur les voyageurs.
Autres sens de PNR et comment le protéger
Le terme a aussi une autre vie en dehors de l’aviation. Les chemins de fer indiens (Indian Railways) utilisent le PNR pour leurs réservations de train, mais il s’agit alors d’un numéro à 10 chiffres lié à un billet qui peut couvrir un seul passager ou un groupe voyageant ensemble. Les voyageurs saisissent ce numéro dans le système de renseignements des chemins de fer pour vérifier si une réservation est confirmée ou sur liste d’attente, et le numéro est imprimé en haut à gauche du billet. IRCTC, la plateforme de réservation des chemins de fer, le décrit comme un code généré par le système de réservation des passagers qui contient les informations du trajet.
Comme un PNR et un nom de famille suffisent pour ouvrir une réservation, ce code mérite le même soin qu’un mot de passe. Les cartes d’embarquement et les confirmations comportent aussi un code-barres ou un QR code lié aux informations de réservation, si bien que des photos publiées sur les réseaux sociaux peuvent permettre à des inconnus d’accéder au choix des sièges, aux coordonnées, voire de modifier le voyage. Le code-barres suit la norme Bar Coded Boarding Pass de l’IATA et contient notamment le nom du passager, la référence de réservation et le vol. Une capture d’écran du vol sur un téléphone est plus sûre à partager qu’une photo de la carte d’embarquement.
Le PNR est aussi utile le jour même du voyage. Après avoir quitté l’hôtel avant un vol tardif, ou pendant une longue escale dans des aéroports comme l’aéroport international de Los Angeles ou Paris-Charles-de-Gaulle, le code de réservation suffit pour s’enregistrer plus tard depuis un téléphone. Un service de consigne à bagages comme Qeepl aide à trouver un point de dépôt vérifié près des aéroports, des gares et des centres-villes à partir de 3,50 US$ par bagage et par jour, pour que les heures libres soient consacrées à la ville plutôt qu’à surveiller une valise.
